Als FixForm-gebruiker kun je eenvoudig zelf een taak aanmaken. Handig om alles in goede banen te leiden!
Hoe maak je een taak aan?
- Klik rechtsboven op "Create Task".
- Vul de nodige gegevens in:
- Kies het gebouw.
- Voeg een titel en beschrijving toe.
- Koppel de taak aan de juiste ruimte of asset.
- Optioneel kun je ook:
- Een datum instellen.
- De taak toewijzen aan een persoon.
- Een prioriteit, categorie of label toevoegen.
Wat gebeurt er daarna?
- Gepland: Als je een persoon toewijst en/of een datum prikt, verschijnt de taak als "gepland".
- Open: Als je dit niet doet, verschijnt de taak als "open".
- De taak staat standaard op privé, zodat mensen die de QR-code scannen, deze taak niet zien. Wil je de taak publiek maken? Klik op het oogje linksboven in de taak.
Een privéprobleem is alleen zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot het beheerplatform van FixForm, waar je taken kunt toevoegen, bewerken en voltooien. Wanneer een probleem door een technicus wordt aangemaakt, wordt het automatisch gemarkeerd als een privéprobleem.
Een publiek probleem is ook zichtbaar als iemand de QR-code van de specifieke locatie scant. Hierdoor kan het operationele team updates achterlaten en dubbele problemen voorkomen. Meer informatie over deze functie vind je hieronder (Commentaar & activiteitsgeschiedenis)
Een taak aanpassen
Wil je een taak aanpassen? Geen probleem! Open de taak en pas eenvoudig de details aan.
Wat kun je wijzigen?
- Locatie: Klik op het potlood-icoontje naast de breadcrumb om de locatie te wijzigen.
- Titel: Ga met je cursor op de titel staan en begin direct te typen.
- Afbeeldingen of filmpjes: Klik op het plusje onder de titel om nieuwe bestanden toe te voegen.
- Geadresseerde: Wijs de taak toe aan iemand anders.
- Vervaldatum: Stel een nieuwe deadline in.
- Categorie: Selecteer een andere categorie indien nodig.
- Prioriteit: Pas de prioriteit van de taak aan.
- Labels: Voeg een label toe of verwijder er één door op het plusje te klikken.
Opmerkingen & activiteitengeschiedenis
Wil je de voortgang van een taak volgen? In FixForm houden we alles bij in het activiteiten logboek, zodat je altijd het volledige overzicht hebt.
Wat vind je in de Activiteitengeschiedenis?
- Alle activiteiten die gekoppeld zijn aan een specifiek probleem.
- Wie het probleem heeft gemeld en wanneer dit is gebeurd.
- Welke acties er zijn ondernomen en door wie.
Waarom is dit handig?
De Activiteitengeschiedenis biedt niet alleen inzicht in de voortgang van een taak, maar kan ook worden gebruikt om te voldoen aan compliancy-eisen binnen je bedrijf.
Opmerkingen Toevoegen in FixForm
Heb je extra details voor je collega's of wil je een document uploaden dat bij een probleem hoort? Laat eenvoudig een opmerking achter of voeg een bestand toe.
Publieke vs. Privé opmerkingen
- Privé-opmerkingen: Alleen zichtbaar voor het operationele team dat toegang heeft tot het beheerplatform.
- Publieke opmerkingen:
- Zichtbaar voor iedereen die de QR-code scant.
- Als iemand het probleem heeft gemeld of geüpvotet, ontvangt hij/zij een update via sms of e-mail.
- Perfect om gebruikers op de hoogte te houden en dubbele meldingen te voorkomen.
Gebruik publieke opmerkingen slim
Is er al een interventie gepland? Laat het je gebouwgebruikers weten met een publieke opmerking. Ze krijgen meteen de laatste update te zien wanneer ze de QR-code scannen.
Extra functies
- Wil je een opmerking richten aan een specifieke gebruiker? Gebruik @NaamGebruiker in de chat. Deze persoon krijgt een melding (via e-mail of push) op basis van zijn/haar meldingsvoorkeuren.
- Wil je voorkomen dat technische medewerkers externe opmerkingen achterlaten? Schakel deze optie uit via de instellingen.
Tip: Publieke opmerkingen zijn een krachtige manier om transparantie te bieden en iedereen op de hoogte te houden!