We hebben onze “Documenten”-sectie een mega upgrade gegeven die jou nog efficiënter gaan maken. Lees hieronder meer!
Waarom “Files”?
Files gaat niet alleen over het opslaan van bestanden; het gaat erom jou in staat te stellen naadloos te organiseren, categoriseren, zoeken en samenwerken. Naast het feit dat we je nog steeds laten weten wanneer een bestand vervalt en je al je bestanden kan beheren van op één plaats, zijn er nu ook nog enkele nieuwe dingen die je leven gaan vergemakkelijken. Hier is wat je kunt verwachten:
- We voegden Labels toe voor een efficiënte organisatie: Of het nu handleidingen of inspectierapporten zijn, het labelen van jouw documenten vereenvoudigt het rapporteren.
- Multiselectie en Bulkacties: Werk meerdere documenten in een oogwenk bij met multiselectie en bulkacties. Geen tijdrovende, één voor één bewerkingen meer - stroomlijn jouw taken voor maximale productiviteit.
- Personaliseer je weergaves: Pas jouw weergave aan om te focussen op de gegevens die voor jou het belangrijkst zijn. Sla jouw voorkeuren op voor gemakkelijke toegang, zodat je altijd met de inzichten werkt die je nodig hebt.
- Alle type bestanden: of het nu Gifs zijn, videos, PDFs,… alle type bestanden kunnen opgeladen worden.
- Nieuwe Filters: Ervaar soepelere navigatie met onze bijgewerkte filters, ontworpen om snel de juiste Files terug te vinden.
- Verbeterde Mobiele en Tablet Ervaring: Neem jouw documentbeheer onderweg mee met verbeterde compatibiliteit voor mobiel en tablet. Toegang, bewerk en werk samen waar je ook bent, met gemak.
Begin vandaag nog met Files! Klaar om jouw ervaring met bestanden te revolutionaliseren? Duik nu in “Files” en ontdek een wereld van efficiëntie, organisatie en samenwerking binnen handbereik. We helpen je hieronder op weg:
Stap 1: je “Files” terugvinden
Je bestanden zijn vanaf nu terug te vinden in het hoofdmenu; bovenaan je scherm. Klik op “Bestanden” om naar het overzicht te gaan.
Stap 2: bestanden toevoegen
Je kan je bestanden toevoegen in bulk of één per één. Je kan ook kiezen om je bestanden te selecteren of te slepen.
- Om je bestanden toe te voegen klik je rechts bovenaan op “Bestanden toevoegen”.
- Klik op “klik om te uploaden” om bestanden te selecteren of sleep je bestanden in het venster,
- Alle file types kunnen opgeladen worden.
- Klik op “upload bestanden”
- Klik op “Klaar”
- Je bestanden zijn nu opgeladen. Je kan nu verschillende eigenschappen toevoegen (zie stap 3).
Stap 3: Voeg verschillende eigenschappen toe
Je kan nu verschillende eigenschappen toevoegen aan je bestanden. Dit zal je helpen om nog efficiënter te werken. Wat je zoal kan toevoegen:
- Een vervaldatum: de datum waarop je document verloopt. Denk bijvoorbeeld aan de vervaldatum van een elektriciteitscertificaat
- Een meldingsdatum: op deze datum brengen we je op de hoogte. Dit betekent dat er een probleem verschijnt op het takenoverzicht met de melding dat het document binnenkort verloopt.
- De zichtbaarheid van een bestand: Wil je dat dit document niet zichtbaar is als men de QR-code scant die gekoppeld is aan de locatie of asset die je instelt? Zet de zichtbaarheid dan op “privaat”. Wil je dat het wel zichtbaar is? Zet de zichtbaarheid dan op “Openbaar”.
- Aan welke locatie of asset het bestand moet gekoppeld worden: is het bestand gekoppeld aan een specifieke locatie of bedrijfsmiddel?
- Labels: Hier kan je (zelfgekozen) labels toevoegen, denk aan “handleiding” of “certificaat”. Je kan hier zelf mee aan de slag om je bestanden nog beter te organiseren.
Zie het hieronder in actie:
- We maken hier het document publiekelijk zichtbaar én voegen een label toe (”manual”)
b. We voegen in het volgende voorbeeld een verval-en meldingsdatum toe:
Stap 4: Bulk-acties uitvoeren
Naast bestanden in bulk opladen, kan je nu ook bestanden in bulk updaten. Wil je bij meerdere bestanden de eigenschappen (uit stap 2) aanpassen? Dan kan dit nu in enkele klikken:
- Selecteer de bestanden waar je de (zelfde) eigenschappen van wil aanpassen,
- Klik onderaan op “acties”: een nieuw venster verschijnt langs de rechterkant van je scherm,
- Kies hier welke acties je wil nemen:
- Update “gekoppeld aan”,
- Wijzig de vervaldatum,
- Van zodra je een vervaldatum hebt, kan je ook de meldingsdatum aanpassen,
- Wijzig de zichtbaarheid
- Wijzig de labels
Zie het hier in actie:
Stap 5: Filters gebruiken
Vind snel de juiste bestanden terug door gebruik te maken van filters. Dit doe je als volgt:
- Klik op “Filters” in de rechterbovenhoek. Een nieuw venster verschijnt langs de rechterkant.
- Kies een eigenschap waar je op wil filteren:
- Gekoppeld aan,
- Vervaldatum
- Notificatiedatum
- Zichtbaarheid
- Labels
- Als je een eigenschap gekozen hebt, zal het scherm sluiten en zie je alle bestanden die aan deze eigenschap voldoen.
- Wil je meerdere filters opzetten, dan klik je terug op “Filters” in de rechterbovenhoek en herhaal je de stappen.
Zie het in actie:
Stap 6: Een weergave creëren
Je kan - net zoals bij je takenoverzicht - een voorgedefinieerde weergave maken. Dit zal je helpen om snel de juiste bestanden te zien die voor jou van belang zijn. Je doet dit als volgt:
- Werk met de filters uit voorgaande stap,
- Als de filters staan ingesteld, klik je op “Weergave maken”,
- Geef de weergave een naam en klik op “Opslaan”,
- Je gepersonaliseerde weergave verschijnt nu aan de linkerkant van het scherm. Als je hierop klikt, zie je ook op welke eigenschappen er gefilterd wordt:
- Je kan je filter aanpassen door op de icoontjes te klikken naast de naam:
- Update je weergave: voeg extra filters toe en klik vervolgens op het eerste icoontje (de 2 pijltjes) om je weergave op te slaan,
- Pas de naam van je weergave aan: klik op het penseel om de naam van de weergave aan te passen
- Verwijder de weergave: klik op de vuilbak om je weergave te verwijderen
- Klik op “Alle bestanden” om terug alle bestanden te zien.
Stap 7: Vind je bestanden terug in je taken
Wanneer een bestand is gekoppeld aan een specifieke ruimte, zal het ook verschijnen in het probleemoverzicht, zodat je operationele team snel kan kijken en actie kan ondernemen.
