In de snelle wereld van vandaag, waar prioriteiten voortdurend veranderen, komt het regelmatig onderhouden van essentiële taken vaak op de tweede plaats. Echter, als het gaat om de veiligheid en functionaliteit van cruciale systemen zoals brandmelders, verwarmingssystemen, airco’s, en meer, is proactief onderhoud van het grootste belang.
Daarom zullen we hier ingaan op hoe je naadloos terugkerende taken kunt integreren in Fixform, om ervoor te zorgen dat belangrijke onderhoudscontroles nooit over het hoofd worden gezien.
Laten we verkennen hoe je ervoor kunt zorgen dat deze taken op de voorgrond blijven, waar ze thuishoren.
Hoe maak ik een terugkerende taak aan?
Volg de stappen om een terugkerende taak te maken:
- Klik bovenaan op "organisatie",
- Klik links op "Terugkerende taken",
- Klik op "een terugkerende taak toevoegen",
Vervolgens ga je je terugkerende taak instellen:
- Voeg een beschrijving toe,
- Voeg een locatie toe,
- Je kunt het al toewijzen aan jezelf of een collega,
- Selecteer een startdatum. Dit is de datum waarop een terugkerende taak wordt ingeschakeld,
- Voeg een categorie toe,
- Voeg een prioriteit toe.
Nu gaan we de herhaling instellen:
- Zoek de sectie "Herhaling".
- Kies "Wekelijks" om aan te geven dat de taak wekelijks moet worden herhaald. Je kunt ook kiezen voor "Dagelijks", "Maandelijks" of "Jaarlijks".
- Bepaal hoe vaak de taak moet worden herhaald door een getal in te voeren naast "Elke". Bijvoorbeeld, als het wekelijks is, voer dan "1" in voor een taak die elke week herhaalt.
- Selecteer de dag voor de herhaling van de taak naast "Op":
- Voor wekelijkse herhaling, kies de specifieke dag(en) van de week (je kunt meerdere dagen selecteren).
- Als je kiest voor maandelijkse herhaling, heb je twee opties:
- Kies de specifieke dag van de maand waarop de taak moet worden herhaald. Bijvoorbeeld, selecteer "1" voor de taak om op de eerste dag van elke maand te herhalen.
- Als je wilt dat de taak alleen op bepaalde doordeweekse dagen wordt herhaald, zoals de eerste maandag van elke maand, selecteer dan "eerste" gevolgd door "maandag".
- Voor een jaarlijkse herhaling, kun je:
- Selecteer de specifieke dag van het jaar voor de herhaling van de taak. Bijvoorbeeld, selecteer "1 januari" voor de taak om jaarlijks op 1 januari te herhalen.
- Als je wilt dat de taak alleen op specifieke dagen wordt herhaald, zoals de eerste maandag van januari, kies dan "eerste" gevolgd door "maandag", gevolgd door "januari".
- Je kunt ook een document toevoegen (zoals handleidingen, checklists, ...) aan deze taak door op "Documenten toevoegen" te klikken.
- Klik bovenaan op "Taak maken" om de taak aan te maken.
Hoe pas je een terugkerende taak aan?
Je kan een terugkerende taak aanpassen door de volgende stappen te ondernemen:
- klik de terugkerende taak aan, zodat aan de rechterkant een venster opent,
- Pas aan wat je wil aanpassen: de ruimte, toegewezen aan, de datum, de categorie, de prioriteit en de herhaling.
- Klik vervolgens op “herhaling bijwerken”