Wanneer er zich een probleem voordoet, of het nu gaat om een kapotte koffiemachine of een defect HVAC-systeem, het is belangrijk dat uw techniekers precies weten waar ze dit probleem dienen op te lossen.
Daarom is het in kaart brengen van de structuur van de gebouwen die je beheert een eerste en zeer cruciale stap.
Wat je in dit help center artikel gaat leren is:
- krijg toegang tot onze excel template
- Leer wat deze template inhoudt en hoe je deze moet invullen
Stap 1: De excel template downloaden
De eerste stap is de excel template downloaden en openen op je computer. Deze template kan je downloaden door op onderstaande link te klikken: >> Klik hier
** Klik hier voor een voorbeeld excel **
Stap 2: Het begrijpen van de excel
Als je de excel opent, zal je zien dat er 3 tabbladen zijn:
- Blad 1 – "Add your spaces and assets here": hier voer je de feitelijke gegevens voor je gebouw in.
- Blad 2 – "Dropdown settings": Hier kunt u verschillende categorieën, groepen en subgroepen configureren om uw assets efficiënt te organiseren.
Focus op Blad 2: “Add your spaces and assets here”
Je zal zien dat dit blad opgedeeld is in 2 delen: een tabel aan de linkerkant en eentje aan de rechterkant:
- Deel 1: General information (Spaces & Assets”): Hier definieer je de indeling van je gebouw en de locatie van verschillende assets
- Deel 2: Aan de rechterkant vind je 'Asset Information', waar je in de overeenkomstige rij meer details over elk specifieke asset kunt opgeven.
Deel 1: General information (spaces & assets)
In dit deel zie je verschillende kolommen (gaande van “CHOOSE SPACE TYPE FROM DROPDOWN” tot en met “level 5”). De eerste kolom fungeert als indicator voor het type ruimte dat je toevoegt (is het een gebouw, een verdieping, een afdeling, een ruimte of, indien het een om een object in de ruimte gaat, een asset).
Volgende vragen kan je aan jezelf stellen:
- jullie site, bestaat deze uit meerdere gebouwen? Of slechts 1 gebouw?
- Meerdere gebouwen: maak voor elk gebouw 1 excel, kies “Building” in de eerste kolom en typ de naam van het gebouw in de tweede kolom.
- 1 gebouw: kies “Building” in de eerste kolom en typ de naam van het gebouw in de tweede kolom.
- We kijken eerst en vooral naar het hoofdgebouw (als er meerdere zouden zijn): uit hoeveel verdiepingen bestaat dit gebouw?
- Deze verdiepingen benoem je in de derde kolom en identificeer je in kolom 1 als “Floor”
- Welke kamernummers zijn er terug te vinden op elke verdieping?
- Deze kamers behoren tot een verdieping, dus deze zet je in de rijen onder de specifieke verdieping, maar één level lager (dus één kolom naar rechts).
- Welke assets zijn er terug te vinden in welke ruimte?
- Begin met de assets waar je het meeste problemen mee voorziet: denk aan een koffiemachine, een printer, maar ook een CV-ketel of boiler.
- Deze assets staan in een ruimte, dus deze zet je in de rijen onder de specifieke ruimte maar één level lager (dus één kolom naar rechts).
Een voorbeeld:
Dit bedrijf heeft verschillende garageboxen in beheer.
Op één van hun sites (”Zonneschijn”) hebben zij 2 grote gebouwen staan: “De Vrijmoed” en “De Morgenstond”.
Elke site heeft verschillende verdiepingen (”Floor 1”, “Floor 2”, “Floor 3”) en elke garagebox heeft een nummer.
In deze garagebox kan ook een laadpaal staan. Deze wordt dan gezien als asset.
Dit vertaalt zich als volgt in de excel:
Als je naar rechts scrolt van de pagina, vind je “Asset Information” terug. Hier vul je de informatie aan van de assets die je hebt vermeld in het eerste deel van dit tabblad. Alle informatie is optioneel in te vullen, maar het kan je helpen bij je analyses en het management van je assets in Fixform.
Je kan dit later ook nog aanvullen in FixForm zelf. Lees er hier meer over:
Take-aways:
- De eerste kolom moet altijd ingevuld worden - maak hier een keuze uit het drop-down menu
- Er mag slechts 1 ruimte/asset per rij worden ingevuld
- Er mag slechts 1 gebouw in de excel voorkomen.
- In het rechter gedeelte
Deel 2: Dropdown settings & Asset Information
Eerst en vooral gaan we naar tabblad 3: “Dropdown settings”. Hier dien je eerst en vooral te beslissen welke categorieën je wil gebruiken en met welke asset groepen and subgroepen je wil werken. Deze kan je in dit tabblad aanpassen en/of aanvullen.
Bekijk hier onze video: