Gebruikersbeheer
We hebben een nieuwe, gecentraliseerde manier geïntroduceerd om gebruikers te beheren over al je gebouwen en instellingen heen—ontwikkeld om mee te schalen met je organisatie en om gebruikersbeheer sneller, eenvoudiger en veiliger te maken.
Wat is er veranderd?
- Gebruikersbeheer is gecentraliseerd op organisatieniveau—niet langer per gebouw.
- Admins en Members zijn nu de twee standaard account types.
- Je beheert rechten per gebouw via rollen.
- Je kunt gebruikers in één keer aan meerdere gebouwen toevoegen—zonder dupliceren of aparte uitnodigingen.
- Gebruikers ontvangen slechts één uitnodiging of update-e-mail per wijziging.
- Je kunt nu een gebruiker deactiveren zonder hun gegevens te verliezen.
Account Types & Rollen
Account Types
- Administrator
- Administrators hebben toegang tot de volledige organisatie. Ze kunnen alle gebouwen en instellingen beheren, en zelfs andere administrators uitnodigen.
- Member
- Members krijgen toegang tot specifieke gebouwen. Hun toegangsrechten worden bepaald door hun rol per gebouw, en kunnen verschillen van gebouw tot gebouw.
Rollen (per gebouw)
- Bepalen wat een Member mag doen binnen een specifiek gebouw.
- Worden centraal beheerd op organisatieniveau. (binnenkort beschikbaar)
- Vervangt het oude systeem waarbij rechten per gebouw werden ingesteld.
Een nieuwe gebruiker uitnodigen
Administrators en members kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen, maar alleen administrators kunnen het account type Admin toekennen.
Members kunnen enkel andere members uitnodigen, en alleen voor gebouwen waarvoor ze beheersrechten hebben.
Stappen om een gebruiker uit te nodigen:
- Ga naar Instellingen > Gebruikers.
- Klik op + Gebruiker toevoegen.
- Vul het e-mailadres van de gebruiker in.
- Selecteer het account type:
- Alleen beschikbaar voor administrators
- Als je een member uitnodigt, wijs dan het volgende toe:
- Eén of meerdere gebouwen waarvoor de member toegang moet krijgen.
- Een rol per gebouw.
⚠️ Je kan alleen gebruikers toevoegen aan gebouwen waarvoor je gebruikersbeheerrechten hebt.
- Klik op Uitnodiging versturen.
Wat gebeurt er daarna?
De gebruiker ontvangt één e-mail om het account te bevestigen en een profiel aan te maken.
- E-mail wordt verzonden van: noreply@fixform.com
- Onderwerpregel: "{{Jouw naam}} heeft je uitgenodigd om FixForm te gebruiken"
✅ Vraag de gebruiker om ook even hun spam- of reclamefolder te controleren.
Overzicht uitnodigings- en toegangsregels
Actie | Wie mag dit doen? |
Een gebruiker als Admin uitnodigen | Alleen administrators |
Een gebruiker als Member uitnodigen | Administrators en members |
Toegang tot gebouwen toekennen aan een nieuwe member | Enkel voor gebouwen waarvoor de uitnodiger beheersrechten heeft |
Gebouwtoegang aanpassen voor een bestaande gebruiker | Enkel voor gebouwen waarvoor jij beheersrechten hebt |
Toegang tot gebouwen wijzigen voor een bestaande gebruiker
Administrators en members met gebruikersbeheerrechten kunnen de toegang van een gebruiker aanpassen,
maar alleen voor gebouwen waarvoor ze beheersrechten hebben.
Stappen om toegang toe te kennen of te wijzigen:
- Ga naar Instellingen > Gebruikers.
- Klik op de gebruiker die je wil aanpassen.
- In de sectie Gebouwtoegang:
- Voeg gebouwen toe of verwijder ze.
- Pas de rol aan per gebouw.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Wat gebeurt er daarna?
De gebruiker ontvangt één samenvattende e-mail met een overzicht van alle bijgewerkte gebouwtoegang.
- Er worden geen aparte e-mails per gebouw meer verzonden.
Gebruikers filteren en bekijken
De gecentraliseerde Gebruikersweergave maakt het eenvoudig om gebruikers binnen je organisatie op te zoeken en te beheren.
Wat je kunt doen:
- Ga naar Instellingen > Gebruikers.
- Gebruik de zoekbalk om gebruikers te zoeken op:
- Voornaam of achternaam
- E-mailadres
- Gebruik de filter op gebouwtoegang om gebruikers te tonen die toegang hebben tot specifieke gebouwen.
- Klik op een gebruiker om:
- De gebouwtoegang en toegewezen rollen te bekijken.
- Het account type te controleren (Admin of Member).
- De status van de gebruiker te beheren (actief of inactief), indien je de juiste rechten hebt. (alleen voor administrators)
🔒 Je kunt enkel toegang beheren voor gebouwen waarvoor je gebruikersbeheerrechten hebt.
Gebruikersgegevens bewerken
🔒 Enkel beschikbaar voor administrators
Stappen om een gebruiker te bewerken:
- Ga naar Instellingen > Gebruikers.
- Klik op de gebruiker die je wilt bewerken.
- In de Informatie sectie, werk je één of meerdere van de volgende velden bij:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Een gebruiker deactiveren
🔒 Enkel beschikbaar voor administrators
Gebruik deactivatie wanneer een gebruiker geen toegang meer nodig heeft, maar je zijn of haar geschiedenis en bijdragen wilt behouden.
Stappen om een gebruiker te deactiveren:
- Ga naar Instellingen > Gebruikers.
- Klik op de gebruiker die je wilt deactiveren.
- Klik op het prullenbak icoon om de gebruiker te deactiveren.
- Bevestig de actie in het bevestigingsvenster.
Wat gebeurt er daarna?
- De gebruiker kan niet meer inloggen.
- De gebruiker blijft zichtbaar in de lijst met de status “Inactief”.
- Alle taakgeschiedenis en toewijzingen blijven behouden.
- Je kunt de gebruiker op elk moment opnieuw activeren via dezelfde weergave.
Gebruikers permanent verwijderen (Binnenkort beschikbaar)
🔒 Enkel beschikbaar voor administrators
In een toekomstige release zal je gebruikers permanent kunnen verwijderen uit je organisatie.
Wat dit betekent:
- De gebruiker wordt volledig verwijderd uit je organisatie.
- Alle activiteiten en historische gegevens worden geanonimiseerd.
- Deze actie is onomkeerbaar en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Gebruikers beheren over meerdere organisaties heen
ℹ️ Geldt voor zowel administrators als members
Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere FixForm-organisaties, dan heeft de gebruiker een apart account per organisatie—met eigen inloggegevens en instellingen.
Zo wissel je van organisatie:
- Klik op je profielicoon onderaan in het zijmenu.
- Selecteer Organisatie wijzigen.
- Kies de organisatie waarin je wilt inloggen.
- Voer je wachtwoord in wanneer hierom wordt gevraagd.
- Na succesvolle login word je doorgestuurd naar de gekozen organisatie.
Belangrijke opmerking:
- Elke organisatie heeft haar eigen inloggegevens, rollen en toegangsrechten.
✅ Deze structuur geeft elke organisatie volledige controle over haar eigen gebruikersbeheer en toegangsbeleid.