Categoriebeheer
We hebben een nieuwe, gecentraliseerde manier geïntroduceerd om categorieën zoals HVAC, Sanitair en Elektriciteit te beheren over al je gebouwen heen—ontwikkeld om dubbel werk te vermijden, inconsistentie te verminderen en schaalbaarheid binnen je organisatie te ondersteunen.
Wat is er veranderd?
- Categoriebeheer is nu gecentraliseerd op organisatieniveau—niet langer per gebouw.
- Categorieën worden één keer aangemaakt en kunnen vervolgens aan meerdere gebouwen worden gekoppeld.
- Administrators kunnen categorieën aanmaken, bewerken en verwijderen.
- Members (met rechten om categorieën te beheren) kunnen categorieën koppelen of ontkoppelen—maar alleen voor gebouwen waartoe ze toegang hebben.
- Categorienamen moeten uniek zijn binnen de volledige organisatie.
- Categorieën kunnen per gebouw worden geactiveerd of gedeactiveerd—net zoals bij gebruikers.
Toegang tot categoriebeheer
Admin
Administrators hebben volledige toegang tot de categoriepagina. Ze kunnen:
- Nieuwe categorieën aanmaken
- Bestaande categorieën bewerken of verwijderen
- Categorieën koppelen of ontkoppelen aan elk gebouw
- Automatische categorisatie per gebouw in- of uitschakelen
Member
Members met rechten om categorieën te beheren kunnen:
- Alle categorieën binnen de organisatie bekijken
- Categorieën koppelen of ontkoppelen alleen voor gebouwen waarvoor ze beheersrechten hebben
Zij kunnen niet:
- Nieuwe categorieën aanmaken
- Bestaande categorieën bewerken of verwijderen
- Categorieën beheren voor gebouwen buiten hun bevoegdheid
🔒 De categoriepagina is verborgen voor members zonder categoriebeheermachtigingen.
Categorieën bekijken en beheren
De gecentraliseerde categoriepagina geeft je een volledig overzicht van alle categorieën binnen je organisatie, inclusief de gebouwen waaraan ze gekoppeld zijn.
Wat je kunt doen
- Ga naar Instellingen > Categorieën
- Gebruik de zoekbalk om categorieën op naam te vinden
- Sorteer de tabel op:
- Categorienaam
- Aanmaakdatum
- Gebouwtoegang
- Gebruik de kolommenkiezer om kolommen te tonen of te verbergen
- Gebruik de gebouwfilter om categorieën te tonen die gekoppeld zijn aan een specifiek gebouw
- Klik op een categorie om het categoriepaspoort te openen
Een nieuwe categorie aanmaken
🔒 Alleen beschikbaar voor administrators
Stappen om een categorie aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Categorieën
- Klik op + Categorie toevoegen
- Geef een categorienaam in
- Categorienamen moeten uniek zijn binnen de organisatie
- Als de naam al bestaat, wordt gevraagd een andere te kiezen
- Selecteer de gebouwen waaraan je deze categorie wil koppelen
- Je kunt meerdere gebouwen tegelijk selecteren
- Je kunt de gebouwtoegang later nog aanpassen
- Klik op Categorie aanmaken
✅ De categorie wordt onmiddellijk zichtbaar in de geselecteerde gebouwen en kan worden gebruikt bij het aanmaken of categoriseren van taken en assets.
Een categorie bewerken of verwijderen
🔒 Alleen beschikbaar voor administrators
Administrators kunnen categorieën beheren via het categoriepaspoort, dat toegang geeft tot instellingen, gebouwkoppelingen en vertalingen.
Stappen om een categorie te bewerken:
- Ga naar Instellingen > Categorieën
- Klik op de categorie die je wil bewerken
- Pas in de header van het paspoort de categorienaam aan
- Alleen administrators kunnen categorienamen bewerken
- Klik op Vertalingen in het categoriepaspoort om naamvertalingen te beheren
- Gebruik de toggle voor automatische categorisatie om taken automatisch aan deze categorie toe te wijzen (in- of uitschakelen)
- In de sectie Gebouwtoegang:
- Klik om de gebouwmanager te openen
- Voeg gebouwen toe of verwijder ze
- 🔒 Members kunnen enkel gebouwen beheren waarvoor ze machtigingen hebben; andere gebouwen worden als read-only weergegeven
Stappen om een categorie te verwijderen
🔒 Alleen beschikbaar voor administrators
- Ga naar het categoriepaspoort
- Klik op het prullenbakicoon rechtsboven op de pagina
- Bevestig via het bevestigingsvenster
Categorieën koppelen aan gebouwen
Administrators en members met de juiste rechten kunnen categorieën koppelen aan gebouwen.
Stappen om een categorie te koppelen of ontkoppelen
- Ga naar Instellingen > Categorieën
- Klik op de categorie die je wil beheren
- In de sectie Gebouwtoegang:
- Voeg gebouwen toe of verwijder ze
- Enkel gebouwen waarvoor je machtiging hebt zijn beschikbaar om te selecteren
- Bevestig aanpassingen door op de knop Opslaan te klikken
⚠️ Members kunnen enkel categorieën beheren binnen gebouwen waarvoor ze categoriebeheermachtigingen hebben.
Uitleg over standaardcategorieën
FixForm voorziet een standaardset categorieën om snel van start te gaan en consistente categorisatie mogelijk te maken over al je gebouwen heen.
Hoe standaardcategorieën werken
- Wanneer je organisatie wordt aangemaakt, voegt FixForm automatisch een set standaardcategorieën toe (zie lijst hieronder).
- Administrators kunnen:
- Standaardcategorieën hernoemen
- Ze verwijderen of aanpassen
- Ze (ont)koppelen aan specifieke gebouwen
- Members met categoriebeheerrechten kunnen:
- Ze koppelen of ontkoppelen, maar enkel binnen hun toegangsbereik
Nieuwe gebouwen & standaardcategorieën
- Wanneer er een nieuw gebouw wordt toegevoegd aan je organisatie:
- Worden alle standaardcategorieën, alsook die die ontbreken automatisch toegevoegd aan dat gebouw
Handmatig aangemaakte categorieën
- Niet standaard categorieën (door een administrator aangemaakt) worden niet automatisch gekoppeld aan nieuwe gebouwen
- Deze moeten:
- Handmatig worden gekoppeld door een administrator
- Of door een lid met categoriebeheermachtigingen
Standaardcategorieën in FixForm
- Cleaning
- Connectivity
- Devices
- Electricity and lighting
- Furniture
- HVAC
- Plumbing
- Structural
- Other
Overzicht van toegangsregels voor categoriebeheer
Actie | Wie mag dit doen? |
Categorieën bekijken | Administrators en members met categoriebeheerrechten |
Categorie aanmaken | Enkel administrators |
Categorie bewerken | Enkel administrators |
Categorie verwijderen | Enkel administrators (indien niet in gebruik) |
Categorieën koppelen aan gebouwen | Administrators en members met machtigingen voor die gebouwen |